När en verksamhet anlitar en extern leverantör för lagring, behandling eller administration av personuppgifter behövs tydlig dokumentation av hur uppgifterna ska hanteras över tid. Ett sådant underlag hjälper till att beskriva gallringsregler i ett PUB-avtal och kan laddas ner som PDF för lokal genomgång, anpassning och arkivering. Dokumentet utgår från ett diarium som är ett digitalt medium. Där anges att uppgifterna ska gallras när de inte längre är aktuella, men inte innan sökregister och ärendekort har tagits ut på. Ingen anmärkning anges i den tillgängliga uppgiften. PDF-formatet gör materialet enkelt att spara tillsammans med övrig avtalsdokumentation och använda som stöd vid intern kontroll.
Gallringstid pub avtal och praktisk dokumentation
- En tydlig beskrivning av vilket digitalt material som omfattas av hanteringen.
- Angivelse av att gallring sker vid inaktualitet, alltså när uppgifterna inte längre behövs i den aktuella hanteringen.
- Ett villkor som säkerställer att sökregister och ärendekort tas ut innan gallring får genomföras.
- Praktiskt stöd för att jämföra avtalstexten med verksamhetens rutiner för lagring, sökning och avslutade ärenden.
- PDF-underlag som kan användas vid avtalsgenomgång, intern dokumentation och planering av framtida informationshantering.
Materialet passar när ett personuppgiftsbiträde behöver få en klar bild av när digital information får tas bort och vilka åtgärder som måste göras före gallringen. Det kan även fungera som bilaga eller arbetsunderlag när befintliga avtalsvillkor ses över. Formuleringen bör läsas tillsammans med den faktiska behandlingen, eftersom olika informationsmängder kan ha skilda behov av bevarande. För diarieförda uppgifter är det särskilt viktigt att kontrollera att sökregister och ärendekort verkligen har tagits ut innan informationen rensas. Sökregister och ärendekort bör därför hanteras som separata kontrollpunkter i den interna rutinen. Den nedladdningsbara filen ger en samlad utgångspunkt för denna kontroll utan att ersätta verksamhetens juridiska eller administrativa bedömning.
Gallringstid pub avtal: ladda ner en gratis PDF med avtalsinformation
När behöver man ett pub-avtal?
När ska personuppgifter gallras i GDPR?
Vad ska ett personuppgiftsbiträdesavtal innehålla?
Hur bör gallringstid för personuppgifter anges i ett PUB-avtal?
Behöver du fler avtalsmallar?
Upptäck vårt stora utbud av avtalsmallar i PDF-format för olika behov.
Hitta rätt avtal och ladda ner det snabbt och enkelt.
Gratis PDF-mallar
För privatpersoner och företag
Uppdateras regelbundet